A gestão de estoque é o processo de organizar os produtos durante seu percurso na cadeia de suprimentos, buscando reduzir custos de manutenção, manter níveis consistentes e garantir entregas rápidas aos clientes.
Não sabe por onde começar? Este guia oferece dicas e técnicas de especialistas para monitorar seu estoque e assegurar a satisfação dos clientes.
O que é gestão de estoque?
A gestão de estoque consiste em supervisionar e controlar o fluxo de produtos em um negócio, incluindo o rastreamento de mercadorias, o monitoramento da rotatividade e a otimização do reabastecimento, garantindo a disponibilidade dos itens.
O principal objetivo é reduzir os custos de manutenção, permitindo identificar o momento ideal para reabastecer produtos ou adquirir materiais necessários para a produção.
O que conta como estoque?
- Matérias-primas: materiais ou substâncias usadas na produção ou fabricação de produtos. As matérias-primas incluem madeira, metais, plásticos ou tecidos usados para criar produtos acabados. Elas são fornecidas por um ou mais distribuidores e produtores.
- Produtos em processo (WIP): produto parcialmente acabado aguardando finalização, o WIP inclui custos de produção, como mão de obra e maquinário. Esses custos são transferidos para a conta de produtos acabados e posteriormente atribuídos ao custo das vendas.
- Produtos acabados: refere-se à quantidade de produtos disponíveis para os clientes comprarem. Uma vez que um WIP é concluído, ele se torna parte do estoque de produtos acabados.
- Materiais para manutenção, reparo e operações (MRO): materiais e equipamentos usados no processo de produção, mas não como parte do produto final. Isso inclui equipamentos de proteção individual, materiais de limpeza, artigos de escritório e equipamentos tecnológicos.
Como funciona a gestão de estoque?
A maioria dos sistemas de gestão de estoque atuais são digitais e hospedados na nuvem. Eles funcionam em diferentes dispositivos e para diversos usuários, garantindo que todos que interagem com a cadeia de suprimentos estejam alinhados.
Essencialmente, o programa de gestão de estoque monitora e organiza todos os elementos envolvidos no processo e sincroniza os dados com outros sistemas. Existem três tipos principais de sistemas de estoque: permanente, periódico e manual.
Um sistema de estoque permanente monitora o estoque em tempo real, enquanto um sistema periódico depende de contagens físicas no início e no fim de um período definido. Já o sistema manual, baseado em papel e caneta, é uma abordagem tradicional, mas só se mostra viável para negócios com vendas mensais extremamente baixas.
A importância da gestão de estoque
Seja você um microempreendedor ou uma empresa que utiliza planejamento de recursos empresariais (ERP), a gestão de estoque é essencial por várias razões:
Evita desperdícios
Se você comercializa produtos com datas de validade, cada oportunidade de venda tem um limite de tempo. Gerenciar o estoque ajuda a evitar desperdícios desnecessários, otimizando o controle do processo.
Previne estoque parado
O estoque parado não será vendido, não por estar vencido, mas por estar fora de moda ou se tornar irrelevante. Com uma estratégia cuidadosa, é possível corrigir esse erro e evitar perdas.
Por outro lado, é fundamental monitorar os níveis de estoque para reduzir o risco de overselling ou de contabilizar estoque fantasma.
Reduz custos de armazenamento
O armazenamento é um custo variável que depende do espaço necessário. Quando você armazena grandes quantidades de produtos ou fica com estoque excedente e difícil de vender, os custos de armazenamento aumentam. Evitar isso ajuda a economizar dinheiro.
Melhora o fluxo de caixa
O estoque influencia diretamente as vendas (determinando o que você pode vender) e as despesas (definindo o que precisa ser adquirido). Ambos impactam o capital de giro da sua empresa, ou seja, a disponibilidade de recursos financeiros. Uma gestão eficiente de estoque contribui para um fluxo de caixa mais equilibrado.
Otimiza o processamento
Uma gestão eficaz de estoque aprimora o processamento de pedidos. Estratégias como a distribuição de estoque, que mantém produtos em vários centros de distribuição, asseguram que os itens fiquem mais próximos dos clientes. Isso acelera a entrega e reduz os custos de envio, melhorando a experiência do consumidor.
Além disso, uma boa gestão permite uma devolução simplificada, reintegrando rapidamente o estoque utilizável ao ciclo de vendas.
13 técnicas de gestão de estoque
- Planejamento de demanda
- Contagem de estoque
- LIFO x FIFO
- Tecnologia RFID
- Códigos de barras
- Relatórios ABC
- Avaliação de estoque
- Quantidade mínima de pedido
- Alerta de estoque de segurança
- Auditorias de estoque
- Seis Sigma
- Relacionamentos com fornecedores
- Just-in-time (JIT)
Independentemente do sistema que você utiliza, as seguintes técnicas melhorarão sua gestão de estoque e, consequentemente, seu fluxo de caixa:
1. Planejamento de demanda
Uma parte essencial de uma gestão eficaz de estoque é prever a demanda com precisão. Ao projetar vendas, leve em consideração fatores como as vendas do ano anterior no mesmo período, contratos e assinaturas garantidas, sazonalidade e promoções futuras.
2. Contagem de estoque
A reconciliação regular de estoque é essencial. Embora softwares de gestão e relatórios do sistema de armazém forneçam dados sobre os níveis de estoque, é fundamental garantir a precisão das informações. Realizar uma contagem física de estoque é a melhor maneira de assegurar que os dados estejam corretos.
Além disso, mantenha seus registros de estoque atualizados em tempo real. O acesso a dados precisos e atualizados é crucial para otimizar o fluxo de produtos de forma rápida e eficiente.
3. LIFO x FIFO
O método Last in, first out (LIFO) — último a entrar, primeiro a sair — assume que os itens adquiridos mais recentemente são vendidos primeiro. Se os preços aumentam ao longo do tempo, isso significa que os produtos mais novos são também mais caros. Como resultado, os custos de estoque mais elevados levam a lucros menores e uma renda tributável reduzida.
Por outro lado, o método First in, first out (FIFO) — primeiro a entrar, primeiro a sair — determina o custo das mercadorias vendidas (CMV) com base na ideia de que o estoque mais antigo é vendido primeiro. Esse método é crucial para evitar desperdícios, especialmente em itens perecíveis.
4. Tecnologia RFID
A identificação por radiofrequência, ou tecnologia RFID, certamente tem um lugar no futuro da gestão de estoque. De fato, muitas empresas já utilizam etiquetas RFID para buscar produtos, combater o estoque fantasma e diminuir o excesso de inventário.
5. Códigos de barras
Algumas lojas de varejo utilizam sistemas de escaneamento de código de barras para monitorar os níveis de estoque. Esse processo envolve a leitura de códigos de barras que identificam cada produto, enviando essas informações diretamente para o sistema de gestão de estoque, o que facilita o rastreamento de cada item.
Os sistemas de estoque com código de barras automatizam o processo de rastreamento desde a entrada dos produtos na loja até sua venda. Isso garante dados precisos e atualizados em tempo real, permitindo decisões mais assertivas e garantindo a satisfação do cliente.
6. Relatórios ABC
Classifique seu estoque usando uma análise ABC. Você pode usar um relatório ABC para classificar o valor do seu estoque com base em uma porcentagem da sua receita:
- A = porcentagem do estoque que representa 80% da sua receita
- B = porcentagem do estoque que representa 15% da sua receita
- C = porcentagem do estoque que representa 5% da sua receita
O estoque A consiste nos seus produtos mais lucrativos e valiosos. É essencial garantir que esses itens estejam sempre disponíveis para não perder vendas futuras. Já o estoque C é composto por produtos de baixa rotatividade ou obsoletos. Para otimizar seu espaço e fluxo de caixa, considere oferecer descontos nesses itens e liberá-los das prateleiras.
7. Avaliação de estoque
A avaliação de estoque representa o custo dos produtos não vendidos ao final de um período de declaração. Como o estoque é frequentemente seu maior ativo, é essencial medir seu valor de maneira consistente. A forma como você avalia o estoque afeta diretamente o custo das mercadorias vendidas, o lucro líquido e o estoque final, impactando a lucratividade. Além disso, o método de avaliação de estoque pode ter implicações fiscais significativas.
8. Quantidade mínima de pedido
A quantidade mínima de pedido (MOQ) é o número mínimo de unidades que você deve comprar em um único pedido de um fornecedor. Os fornecedores definem MOQs para evitar desperdícios de recursos em pedidos de baixo lucro ou sem lucro.
Gerenciar estrategicamente esse indicador permite otimizar os níveis de estoque, reduzir custos e garantir uma cadeia de suprimentos eficiente, contribuindo diretamente para o sucesso e a lucratividade do seu negócio de varejo.
9. Alerta de estoque de segurança
O estoque de segurança, ou níveis mínimos, refere-se à quantidade mínima de produtos que deve ser mantida a todo momento. Quando o estoque atinge esses níveis pré-estabelecidos, é hora de realizar um novo pedido.
Esses níveis variam de acordo com o tipo de produto, a demanda dos clientes e o tempo de reposição do estoque. Seu sistema de gestão de estoque pode acompanhar essas informações por meio de relatórios de vendas de varejo.
10. Auditorias de estoque
Realizar auditorias regulares no estoque é essencial. Execute auditorias mensais e anuais para garantir que a quantidade de produtos em estoque corresponda aos registros financeiros. Caso haja discrepâncias, é crucial investigar até identificar e corrigir a causa raiz.
11. Seis Sigma
O Seis Sigma é um método de otimização utilizado na gestão da cadeia de suprimentos para reduzir excessos e evitar o acúmulo de estoque obsoleto, que são produtos que frequentemente são vendidos abaixo do custo ou até doados.
12. Relacionamentos com fornecedores
Estabelecer bons relacionamentos com fornecedores proporciona mais flexibilidade quando surgem imprevistos. Quando a parceria é sólida, as quantidades mínimas de pedidos costumam ser negociáveis.
Como varejista, é essencial informar seus fornecedores sobre possíveis aumentos nas vendas ou grandes pedidos, para que possam ajustar a produção e os prazos de entrega.
Além disso, é importante avaliar o desempenho de seus fornecedores, identificando áreas de melhoria ou até o momento de encerrar a parceria.
13. Just-in-time (JIT)
A gestão de estoque Just-in-Time (JIT) visa manter os níveis de estoque o mais baixos possível, reabastecendo os produtos apenas quando estão prestes a se esgotar.
Esse modelo exige um planejamento e previsão cuidadosos, sendo ideal para marcas em rápido crescimento, especialmente aquelas com lançamentos programados e expansões de linha de produtos.
Gestão de estoque multicanal
Vender em múltiplos canais deixou de ser uma opção e se tornou uma exigência para competir com outros varejistas online. Isso torna a gestão de estoque ainda mais crítica e desafiadora. Seus clientes não se importam com o local onde os produtos estão, eles querem saber se estão disponíveis e se podem adquiri-los.
Por isso, uma abordagem integrada multicanal é essencial na gestão de estoque. O Shopify PDV permite a sincronização de dados entre lojas físicas e virtuais, garantindo que os níveis de estoque sejam otimizados e você saiba exatamente quais produtos estão disponíveis em cada local.
Quando a Allbirds adotou o Shopify PDV, a marca aproveitou as ferramentas integradas, especialmente a gestão de estoque, o que possibilitou otimizar os níveis de estoque nas lojas, reduzindo a quantidade de produtos estocados e o espaço necessário para operar.
“Com a Shopify, temos nossos sistemas de ponto de venda e e-commerce sob o mesmo teto, o que nos permite ser um varejista omnichannel, tratando cada cliente como único, independentemente de onde ele esteja comprando”, afirma Travis Boyce, chefe de operações de varejo global.
Sistemas de gestão de estoque
Todo negócio deve buscar minimizar erros humanos em seus processos de gestão de estoque, o que torna essencial o uso de software especializado.
Software de gestão de estoque
O software de gestão de estoque pode ser uma solução independente ou fazer parte de uma plataforma de e-commerce, como a Shopify. Com ele, é possível monitorar e ajustar o cronograma de reabastecimento, além de rastrear pedidos desde a venda até a entrega.
Aplicativos de gestão de estoque
Os aplicativos de gestão de estoque permitem que você monitore a condição do seu estoque em tempo real. Esses apps são úteis para funcionários envolvidos na operação ativa do seu negócio, permitindo que acessem informações de um smartphone ou tablet.
A maioria dos aplicativos de gestão de estoque oferece rastreamento de quantidade e localização, alertas de níveis de estoque e monitoramento de pedidos.
Se você é um comerciante da Shopify, experimente estes populares aplicativos de gestão de estoque para sua loja:
- Stocky: rastreia estoque em tempo real detalhadamente.
- Thrive by Shopventory: conecta várias contas da Shopify e automatiza pedidos de compra.
- ShipHero: fornece previsão de demanda, automação de compras e mais.
- Zoho: integra-se ao Zoho CRM e ao Zoho Books.
Gestão de estoque com Shopify
Se você gerencia seu negócio com a Shopify, a gestão de estoque já está embutida.
Você pode configurar o rastreamento, visualizar seu estoque e ajustar seus níveis na seção de Estoque do seu painel da Shopify. Além disso, pode visualizar o histórico de ajustes e transferências de estoque para variantes rastreadas pela Shopify.

A Shopify também fornece relatórios de estoque que mostram uma visão geral do seu estoque no final do mês. É possível acessar vários relatórios, como:
- Média de estoque vendido por dia
- Percentual de estoque vendido
- Análise ABC por produto
- Taxa de venda de produtos
- Dias de estoque restantes

Para encontrar esses relatórios:
- No seu painel da Shopify, acesse Análises > Relatórios.
- Clique em Categorias.
- Clique em Estoque para filtrar os relatórios e mostrar apenas os relatórios de estoque.
O futuro da gestão de estoque
A tecnologia continua a avançar rapidamente, e muitas inovações têm aplicações valiosas na gestão de estoque:
Análise preditiva
A análise preditiva combina automação, dados e aprendizado de máquina para fornecer previsões e insights precisos. Por meio de algoritmos, essa tecnologia oferece aos varejistas análises baseadas em dados, ajudando a melhorar a gestão de estoque. Quanto mais dados forem fornecidos, mais eficiente se torna a análise, adaptando-se melhor às necessidades do negócio.
Inteligência artificial
A inteligência artificial continua a se expandir e a encontrar novas aplicações na gestão de estoque. Soluções de IA autoadaptáveis permitem que as empresas automatizem decisões de estoque e respondam à demanda dos clientes em tempo real.
IoT
Dispositivos IoT podem reduzir o tempo gasto pelos colaboradores para localizar o estoque, fornecendo dados de localização em tempo real. Com essas informações, é possível tomar decisões mais precisas e eficazes sobre a gestão de estoque, garantindo controle total sobre a quantidade de produtos disponíveis e sua localização exata.
Assuma o controle do seu estoque com uma gestão eficaz na Shopify
Um sistema de gestão de estoque reduzirá seus custos de manutenção, ajudará você a analisar padrões de vendas, prever vendas futuras e se preparar para o inesperado. Com uma gestão adequada, as empresas têm uma chance melhor de lucratividade e sobrevivência.
Perguntas frequentes sobre gestão de estoque
Qual é o papel da gestão de estoque?
A gestão de estoque ajuda os varejistas a rastrear e controlar o fluxo de mercadorias dentro do negócio. Isso envolve rastrear o movimento de produtos e materiais, monitorar a rotatividade de estoque e otimizar o reabastecimento para garantir que os produtos estejam sempre disponíveis.
Quais são os 4 principais passos na gestão de estoque?
- Configurar seu software de gestão de estoque
- Decidir sobre uma técnica de gestão de estoque
- Inserir seus dados existentes
- Analisar os resultados
Qual é a chave para gerenciar um estoque?
A chave para gerenciar um estoque é usar um conjunto de ferramentas e sistemas que se integrem perfeitamente. Isso fornecerá uma visão mais abrangente e precisa do seu negócio.
Qual é o principal objetivo da gestão de estoque?
O principal objetivo da gestão de estoque é otimizar os níveis de estoque. Isso ajuda os varejistas a evitar desabastecimento, minimizando o excesso e maximizando a eficiência nas operações comerciais.
Quais são as 5 etapas do processo de gestão de estoque?
As cinco etapas da gestão de estoque são:
- Previsão de demanda, que antecipa a demanda futura para otimizar os níveis de estoque.
- Reabastecimento, que garante o reabastecimento oportuno de produtos.
- Processamento de pedidos, que agiliza o cumprimento de pedidos.
- Armazenamento e organização, que mantém um armazém eficiente.
- Relatórios e análises, que embasam decisões estratégicas sobre o estoque.
Qual é um exemplo de gestão de estoque?
Um exemplo de gestão de estoque é uma loja de varejo que utiliza um sistema de escaneamento de código de barras para acompanhar os níveis de estoque de produtos. Ela prevê a demanda e as tendências de vendas para determinar as quantidades ideais de estoque. Um sistema de reabastecimento automatizado faz novos pedidos quando o estoque atinge um limite pré-determinado.